Checklist bij het inzetten van buitenlands personeel

Voor veel bedrijven de ideale uitkomst: het inzetten van tijdelijk, goed opgeleid personeel uit het buitenland. Er is vaak een tekort aan Nederlandse professionals, daarentegen is personeel uit het buitenland op korte termijn flexibel inzetbaar. Maar wat veel bedrijven over het hoofd zien, is dat er stiekem veel komt kijken bij het inzetten van buitenlands personeel. Niet alleen qua huisvesting, transport en selectie, maar ook qua handhavingsrichtlijnen en arbeidsvoorwaarden die de Nederlandse wet voorschrijft. Een optie is het inzetten van een intermediair. Volgens Wet arbeid vreemdelingen (Wav) dragen zowel de intermediair als de inlener de verantwoordelijkheid van een ‘werkgever’. Daarom dien je altijd rekening te houden met een aantal zaken. Wij hebben de belangrijkste punten op een rijtje gezet. Bent u al op de hoogte van al deze regels?

1. Identiteitscontrole

Werkgevers moeten van alle werknemers de identiteit controleren. Dit bestaat uit drie onderdelen:

• Verificatieplicht: op het moment dat werknemers in dienst treden moet de werkgever het identiteitsbewijs van zijn werknemers te controleren op geldigheid en echtheid;
• Bewaarplicht: de werkgever dient zelf een kopie te maken van het identiteitsbewijs van alle werknemers en deze zorgvuldig te bewaren in zijn administratie tot vijf jaar na beëindiging van de werkzaamheden;
• Zorgplicht: de werkgever dient ervoor te zorgen dat zowel de eigen werknemers als de flexwerkers altijd een geldig identiteitsbewijs kunnen tonen op het werk.

2. Arbeidsvoorwaarden

Normaal gesproken gold voor een detacheringsperiode van maximaal twee jaar het arbeidsrecht van het thuisland van de werknemer. Hier maakt de Wet arbeidsvoorwaarden gedetacheerde werknemers in de Europese Unie (Wet agwEU) sinds vorig jaar uitzondering op. De nieuwe wet geeft buitenlandse werknemers nu officieel recht op de belangrijkste Nederlandse arbeidsvoorwaarden. Deze arbeidsvoorwaarden zijn onder andere: minimumloon of cao-loon; overwerk- en ploegentoeslagen; reis- en onkosten; maximale werktijden en minimale rusttijden; een minimumaantal vakantiedagen en veilige arbeidsomstandigheden. Gedetacheerde werknemers worden op deze manier beschermd tegen slechte arbeidsvoorwaarden. Daarbij wordt oneerlijke concurrentie voor Nederlandse werknemers tegengegaan omdat het inzetten van ‘goedkope’ werknemers niet meer mogelijk is. 

Alle werkgevers (de intermediair en de opdrachtgever) zijn verantwoordelijk voor naleving van de Wet arbeid vreemdelingen. Aan beide partijen kan een boete of sanctie worden opgelegd als deze wet wordt overtreden. Ook premies en belastingen die niet worden afgedragen door de intermediair, kunnen in bepaalde gevallen worden verhaald op de feitelijke werkgever. Absoluut een punt dat hoog op de agenda moet staan!

3. Taaleis risicovol beroep

Door een betere communicatie tussen werknemers kunnen ernstige ongelukken voorkomen worden. In de meeste gevallen is het voldoende als er een gemeenschappelijke eerste of tweede taal wordt gesproken, zoals Engels of Duits. Maar buitenlandse werknemers in risicovolle beroepen, zoals kraanmachinist of asbestverwijderaar, zijn verplicht om de Nederlandse taal voldoende te spreken om het werk veilig te kunnen uitvoeren. Het werk en de verantwoordelijkheden bepalen hierbij op welk niveau ze de taal moeten beheersen. De Inspectie SZW kan controleren of werknemers aan deze eis voldoen. Als dit niet het geval is, kunnen werkgever en werknemer wederom een hoge boete verwachten.

4. Certificering NEN 4400-1 norm

In 2007 is het keurmerk Stichting Normering Arbeid (SNA) opgericht door vakbonden en werkgeversorganisaties, in samenwerking met de Belastingdienst, het Ministerie van Financiën, Sociale Zaken en Werkgelegenheid. De normen van dit keurmerk zijn vastgelegd in de nationale norm NEN 4400-1. Dit certificaat reduceert de risico’s voor beide partijen (de inlener en uitbesteder van werk). Er wordt gecontroleerd op de volgende punten: personeelsadministratie, loonadministratie, financiële administratie en sectorspecifieke cao-naleving. Door te werken met een intermediair of uitzendbureau die voldoet aan deze certificering, kun je ervan uitgaan dat deze zaken goed geregeld zijn. Bekijk hier ons eigen NEN 4400-1 certificaat. Onze partners in het buitenland bezitten het NEN 4400-2 certificaat.

5. Certificering VCA

Veel opdrachtgevers stellen een VCA-certificaat als voorwaarde. Soms alleen voor het personeel, soms ook voor het bedrijf. Met een VCA-certificaat voldoet een bedrijf en/of persoon aan een aantal normen op het gebied van veiligheid, gezondheid en milieu. Met deze checklist kunnen bedrijven veiliger werken en meer werkongevallen voorkomen. Sinds 2008 is TPS VCA gecertificeerd. Ook voor ons is het van belang dat het personeel ’s avonds weer veilig naar huis kan gaan. 

Voordelen van een gecertificeerde intermediair

Al met al veel verschillende voorwaarden en regels waar je rekening mee dient te houden als werkgever. Worden deze punten niet nageleefd, dan riskeer je hoge boetes. Waarom zou je dan toch buitenlands personeel via een intermediair inhuren? 

Heel simpel: je beschikt over extra capaciteit wanneer je dat nodig hebt. Zit je in tijdnood en heb je binnen twee weken twintig werknemers nodig? Geen probleem. Je kunt je bedrijf inrichten met een vaste kern die je – wanneer nodig – uitbreidt met een flexibele schil eromheen. Een intermediair die gespecialiseerd is in jouw branche kan je daar perfect bij helpen. Zij weten precies welke kandidaten het juiste profiel hebben en goed passen bij jouw project. Daarnaast zorgt een intermediair met de juiste certificeringen dat alles volgens nationale norm geregeld is. 

Voordelen van TPS

TPS is gespecialiseerd in elektro(techniek) in de industriële en maritieme sector. Onze specialisten kennen we persoonlijk, waardoor we precies weten wie geschikt is voor een project. Bij spoed is zelfs een detachering binnen 24 uur mogelijk! Daarbij werken we altijd samen met goed opgeleide specialisten uit de nieuwe EU-landen. Hiervoor zijn dus geen werkvergunningen nodig. Benieuwd welke andere zaken wij kunnen regelen voor je? Neem dan contact op via 076-7676318 of bekijk onze aanpak. 

Wil je alle wetregels nog eens doornemen? In de Wet arbeid vreemdelingen (Wav) zijn alle regels opgenomen voor het laten werken van buitenlandse werknemers.